Fendy Novento Personal Blog

Temuan Audit selalu membandingkan bukti audit dengan kriteria audit, hasilnya adalah kesesuaian (Conformity) atau ketidaksesuaian (Non-Conformity). Keseragaman bahasa diperlukan untuk mendeskripsikannya supaya dimengerti dan ditafsirkan dengan mudah dan tepat, sehingga muncul istilah PLOR (Problem, Location, Objective Evidence, Reference) untuk ketidaksesuaian dan DLOR (Description, Location, Objective Evidence, Reference) untuk kesesuaian. Berikut adalah contoh penggunaan dalam audit SMKP,

Semoga bermanfaat – FN

Opportunity For Improvement (OFI) seringkali muncul dalam hasil audit SMKP sebagai salah satu nilai tambah yang diberikan oleh auditor ke auditi. OFI berangkat dari temuan kesesuaian (Conformity), sedangkan CAPA/PICA muncul dari temuan ketidaksesuaian(Non Conformity). Pertanyaan yang sering muncul dari auditor adalah referensi apa yang dapat digunakan untuk membuat OFI. Berikut adalah dua hal yang bisa digunakan sebagai referensi,

ISO 45001:2018 klausul 10.3 peningkatan berkelanjutan memberikan beberapa contoh OFI seperti teknologi baru; praktik kerja baik (good practice); saran dan rekomendasi pihak terkait; pengetahuan dan pemahaman baru; bahan yang baru atau lebih baik; perubahan kapasitas/kompetensi pekerja; mencapai perbaikan kinerja dengan sumber daya yang lebih sedikit/efisiensi.

Kepdirjen 10.K/2023 memiliki 5 tingkatan penilaian dari tingkat dasar, reaktif, terencana, proaktif, dan resilient. Kita bisa mengkategorikan menjadi 2 yaitu compliance (terencana) dan beyond compliance (proaktif, resilient) Hal-hal yang disebutkan di beyond compliance dapat dijadikan sebagai OFI. Sebagai contoh di item 3.2.4 Teknik Analisis Kasus KP, di tingkatan compliance perusahaan telah melakukan investigasi kasus KP menggunakan pendekatan analisis simple-linear model dan fokus untuk mendeteksi kausalitas penyebab kecelakaan, sedangkan di tingkatan beyond compliance perusahaan telah menggunakan pendekatan analisis complex-linear model atau complex-non linear model untuk mencari kegagalan pada perlindungan berlapis atau mengapa kontrol yang ada gagal untuk mendeteksi/mencegah kecelakaan.

Korelasi sub elemen SMKP dengan item dalam Kepdirjen 185/2019 dapat ditemukan dalam tulisan saya berikut (Korelasi SMKP dan Penilaian Kinerja KP)

Semoga bermanfaat – FN

Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti obyektif dan mengevaluasi bukti tersebut secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi (SNI ISO 19011:2018). Sistem Manajemen K3 adalah segala kegiatan untuk menjamin dan melindungi Keselamatan dan Kesehatan pekerja melalui upaya pengelolaan dengan pendekatan Sistem Manajemen. Sistem Manajemen adalah kumpulan elemen yang saling terkait dan berinteraksi untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta proses untuk mencapai sasaran tersebut. Dalam bahasa yang lebih sederhana, audit sistem manajemen K3 merupakan audit yang dilakukan dalam hal pengelolaan K3 untuk membandingkan bukti audit dengan kriteria audit yang telah ditentukan.

Ada tiga sistem manajemen K3 yang populer di dunia pertambangan, yaitu SMK3 (PP 50 Tahun 2012 dengan 166 kriteria audit), SMKP (Kepdirjen Minerba 185 Tahun 2019 dengan 100 kriteria audit), dan ISO 45001:2018 dengan 23 sub klausa). Bagi seorang auditor melakukan ketiga audit tersebut dalam satu perusahaan adalah suatu tantangan yang sering disebut sebagai integrated audit. Tantangan yang dihadapi adalah menentukan pilihan apakah ketiga sistem manajemen tersebut:

1. diaudit terpisah secara berurutan/paralel ATAU
2. menggunakan satu sistem manajemen K3 dan membuat tabel konversi untuk dua sistem manajemen K3 yang lain

Dengan alasan efisiensi dan efektifitas sumber daya, saya merekomendasikan pilihan kedua yaitu menggunakan SMKP sebagai sistem manajemen utama dan membuat tabel konversi untuk SMK3 dan ISO 45001. Tabel konversi tersebut dapat diunduh dari link berikut ini.

Semoga bermanfaat (FN – ditulis dari Tembagapura – Papua)

Sebagian besar Rumah Sakit di Indonesia telah terakreditasi oleh KARS (Komite Akreditasi Rumah Sakit) mulai dari tingkat dasar, madya, utama, dan paripurna dengan masa berlaku 3 tahunan. Masing-masing tingkat memiliki ruang lingkup yang menjadi kriteria audit dan nilai persentase minimal. Ruang lingkup yang menjadi kriteria audit meliputi kelompok sebagai berikut:

1. Sasaran Keselamatan Pasien (SKP)
2. Standar Pelayanan Berfokus Pasien
   1. ARK (Akses ke Rumah Sakit dan Kontinuitas Pelayanan)
   2. HPK (Hak Pasien dan Keluarga)
   3. AP (Asesment Pasien)
   4. PAP (Pelayanan dan Asuhan Pasien)
   5. PAB (Pelayanan Anestesi dan Bedah)
   6. PKPO (Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan Obat)
   7. MKE (Manajemen Komunikasi dan Edukasi)
3. Standar Manajemen Rumah Sakit
   1. PMKP (Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien)
   2. PPI (Pencegahan dan Pengendalian Infeksi)
   3. TKRS (Tata Kelola Rumah Sakit)
   4. MFK (Manajemen Fasilitas dan Keselamatan)
   5. KKS (Kompetensi dan Kewenangan Staf)
   6. MIRM (Manajemen Informasi dan Rekam Medis)
4. Program Nasional
5. Integrasi Pendidikan Kesehatan dalam pelayanan Rumah Sakit

Setiap kelompok di atas memiliki Standar dan Elemen penilaian yang wajib dilengkapi dengan bukti audit dalam bentuk R, D, O, S, W atau kombinasinya. (R) merupakan kepanjangan dari Regulasi dalam bentuk prosedur, pedoman, panduan, kebijakan, peraturan, keputusan, atau program. (D) merupakan kepanjangan dari Dokumen yaitu bukti proses kegiatan atau pelayanan berbentuk berkas rekam medis, laporan, notulen rapat, hasil audit, atau bukti pelaksanaan kegiatan lainnya. (O) merupakan kepanjangan dari Observasi yaitu bukti kegiatan yang dilakukan berdasarkan hasil pengamatan langsung, (S) merupakan kepanjangan dari Simulasi yaitu peragaan kegiatan yang dilakukan oleh auditee. W merupakan kepanjangan dari Wawancara yaitu kegiatan tanya jawab kepada auditee.

Skoring setiap elemen menggunakan data rasio dalam bentuk % yang kemudian dikategorikan menjadi data ordinal TL (Terpenuhi Lengkap=10 dengan range >80%), TS (Terpenuhi Sebagian=5 dengan range 20% -80%), TT (Tidak Terpenuhi=0 dengan range < 20%), dan TDD (Tidak Dapat Diterapkan).

Sebagai salah satu contoh adalah Standar SKP6: Rumah Sakit Menetapakan regulasi untuk melaksanakan proses mengurangi risiko pasien jatuh dalam Bab SKP (Sasaran Keselamatan Pasien) memiliki 4 elemen penilaian sebagai berikut:

1. Ada regulasi yang mengatur tentang mencegah pasien cedera karena jatuh (R)
2. rumah sakit melaksanakan suatu proses asesmen awal risiko jatuh untuk pasien gawat darurat dan rawat jalan dengan kondisi, diagnosis, lokasi teridentifikasi berisiko tinggi sesuai regulasi (D,O,W)
3. rumah sakit melaksakan proses asesmen awal dan asesmen ulang dari pasien rawat inap yang berdasar catatan teridentifikasi risiko jatuh (D,W)
4. langkah-langkah diadakan untuk mengurangi risiko jatuh bagi pasien dari situasi dan lokasi yang menyebabkan pasien jatuh (D,O,W)

Penjelasan lebih detail dari elemen lainnya dapat kita temukan dari buku “Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit” edisi 1.1. yang diterbitkan oleh KARS 2019.

Semoga bermanfaat

FN (ditulis dari Tembagapura-Papua)

Audit internal SMK3/SMKP merupakan salah satu kewajiban perusahaan nontambang/tambang yang memiliki sitem manajemen K3/KP sebagaimana diatur dalam Peraturan Perundang-undangan. Tujuan dari audit internal SMK3/SMKP dapat dijabarkan sebagai berurut sebagai berikut:

1. mengetahui tingkat penerapan SMK3/SMKP di perusahaan tersebut
2. mengetahui ketidakpatuhan terhadap kriteria audit dalam setiap elemen dan sub elemen
3. melakukan koreksi terhadap ketidakpatuhan di poin 2
4. melakukan analisis ketidakpatuhan dengan menggunakan metode tertentu (5 Why, Fish Bone, …) untuk mengetahui Akar Penyebab nya (Root Cause)
5. melakukan tindakan koreksi terhadap akar penyebab di poin 4
6. mengevalusi keefektifan koreksi dan/atau tindakan koreksi yang telah dilakukan pada audit sebelumnya untuk perbaikan berkelanjutan (continual improvement)
7. menghubungkan data statistik kecelakaan kerja sebagai variabel terikat dengan variable bebas seperti tingkat penerapan SMK3/SMKP, ketidakpatuhan, koreksi/tindakan koreksi, ….

Mengetahui tingkat penerapan SMK3/SMKP di perusahaan merupakan skor/angka persentase keseluruhan nilai/bobot elemen dan subelemen. Dengan mengetahui posisi perusahaan tersebut dibandingkan dengan nilai/bobot maksimal, maka dapat dibuat ranking/peringkat perusahaan tersebut dibandingkan dengan perusahaan yang lain.

Mengetahui ketidakpatuhan terhadap kriteia audit dalam setiap elemen dan sub elemen memberikan gambaran detail lubang-lubang terbuka yang perlu ditambal/diperbaiki oleh perusahaan untuk memenuhi kriteria audit yang telah disepakati dalam setiap elemen maupun sub-elemen.

Melakukan koreksi merupakan usaha untuk menutup lubang-lubang ketidakpatuhan di atas dalam jangka pendek supaya tidak terbuka.

Melakukan analisis ketidakpatuhan terhadap ketidakpatuhan di atas untuk mendapatkan root cause memberikan analisis yang lebih mendalam terhadap lubang-lubang yang terbuka, sehingga hanya muncul satu/dua lubang saja yang kritikal untuk diperbaiki dalam sudut pandang sistem dan keterkaitan satu elemen dengan elemen lainnya. analisis ini membutuhkan pemikiran sistem dan sudut pandang dari kacamata manajemen.

Melakukan tindakan koreksi merupakan usaha untuk menutup lubang akar penyebab dalam jangka panjang sehingga tidak terbuka/terjadi lagi di kemudian hari.

Melakukan evaluasi koreksi/tindakan koreksi dari audit sebelumnya memberikan gambaran seberapa efektif dan efisien upaya yang telah dilakukan selama satu periode audit. hal ini juga menunjukkan seberapa tinggi komitmen manajemen dalam menetukan prioritas terhadap perbaikan sistem.

Menghubungkan data statistik kecelakaan kerja sebagai variabel terikta dan variable bebas seperti tingkat penerapan, tingkat ketidakpatuhan, tingkat koreksi, tingkat produksi, tingkat budaya K3 dan yan lain membutuhkan kajian mendalam / penelitian ilmiah baik secara kuantitatif maupun kualitatif dengan analisis statistik / tematik.

semoga membantu

Fendy Novento