Fendy Novento Knowledge Management

Audit 123 adalah istilah sederhana yang menggambarkan jenis audit yang dilakukan. Pada dasarnya pelaksanaan audit dibedakan menjadi 3 yaitu:
– 1st audit
Disebut juga internal audit, dilakukan di dalam organisasi itu sendiri. Auditornya adalah anggota dari organisasi tersebut. Audit ini sesuai dengan klausa 8.2.2.

– 2nd audit
Audit dilakukan kepada suplier sebuah organisasi untuk menguji tingkat kepuasan dan kesesuaian produk / service yang supplier berikan kepada organisasi tersebut. Auditornya bisa dari organisasi tersebut atau menggunakan external auditor. Tentu saja sebuah organisasi yg certified ISO 9001:2008 akan lebih mudah jika memiliki supplier yg certified ISO juga, akan tetapi sepenuhnya diletakkan dalam kebijakan perusahaan untuk menggunakan supplier yg certified atau tidak asalkan ada kontrol yang jelas.

– 3rd audit
Audit ini dilakukan oleh CB ( certification Board ) untuk mendapatkan pengakuan sertifikasi. Auditornya adalah external organisasi ( CB yang ditunjuk ) dan organisasi yang diaudit akan mendapatkan pengakuan apakah proses yang berjalan sesuai dengan standar ISO 9001:2008 atau tidak. Pengakuan tersebut bisa recomended/not recomended/certified.

Berikut saya jabarkan sedikit mengenai proses audit ISO 9001:2008. Ada 4 tahapan utama dalam proses audit yaitu:
– Preparation
– Conducting
– Reporting and Follow up
– On Going surveillance

Pada tahap preparation yang harus dipersipkan adalah:
– briefing singkat dari audit yg akan dilakukan
– menentukan scope
– mengorganisir logistik yg dibutuhkan
– membuat audit plan
– membuat check list
– briefing auditor

Pada tahap conducting berjalan proses berikut:
– opening meeeting
– site tour
– stage 1 audit ( documentation or desktop audit )
– stage 2 audit ( process based audit )
– audit team meeting
– auditee feedback meetings

Pada tahapan reporting dan follow up berjalan proses berikut:
– confirm finding
– prepare report
– closing meeting
– follow up of corrective action

Ketika sebuah organisasi / sekolah hendak menerapkan ISO 9001:2008 maka dokumen penting yang harus dibuat adalah quality manual ( clause 4.2.2 ) dimana di dalamnya harus berisi 3 hal sbb:
1) ruang lingkup / batasan / scope yang akan diterapkan beserta keterangan exception jika memang ada subclause dari clausa 7 yang dikecualikan. Ketika sebuah organisasi certified ISO 9001:2008 yang perlu kita lihat pertama kali adalah dalam konteks atau scope apa? Sebagai contoh ada sekolah yg certified ISO tapi hanya mengambil scope di administrasi pembelajarannya saja.

2) Daftar / tabel prosedur-prosedur yang digunakan. Dalam clause di ISO 9001:2008 terdapat pernyataan enam prosedur tertulis, yaitu:
– control of documents ( 4.2.3 )
– control of records ( 4.2.4 )
– internal audit ( 8.2.2 )
– control of non conforming ( 8.3 )
– corrective action ( 8.5.2 )
– preventive action ( 8.5.3 ).
Ada interpretasi bahwa 6 prosedur diatas adalah wajib dan minimal dipenuhi oleh organisasi, akan tetapi ada juga interpretasi yg mengatakan itu adalah 6 proses wajib. Terlepas dari kontradiksi tersebut pemenuhan angka 6 lebih atau kurang harus kita sesuaikan dengan proses yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

3) gambar / deskripsi proses-proses yg berjalan dan keterkaitannya satu dengan yang lain. Gambar atau flow chart dari proses yang ada dan keterkaitannya satu dengan yg lain disajikan dalam bentuk diagram atau tabel dimana dalam setiap proses bisnis tersebut dicantumkan prosedur dan klausa terkait dengannya.

Jika anda membutuhkan bantuan untuk penyusunan quality manual atau sample quality manual, silahkan menghubungi saya karena quality manual setiap organisasi berbeda tergantung dari size dan juga kompleksitas proses yang ada.

Observation check list is one of the tools that we can use to validate process for production or service provision ( ISO 9001:2008 clause 7.5.2 ), herewith are samples that we can use for observing and validating instructor / trainer / assessor during / after the process:

LEMBAR OBSERVASI PENILAIAN
LEMBAR OBSERVASI PELATIHAN TEORI
LEMBAR OBSERVASI PELATIHAN PRAKTEK
LEMBAR OBSERVASI PELATIHAN – PESERTA