Safety Insight with Fendy Novento

Banyak referensi menghubungkan secara erat antara six sigma dan ISO baik langsung maupun tidak langsung. Bab ini akan membahas secara dasar keterkaitan tersebut.

Dalam konsep matematis, six sigma ini adalah simbol matematis untuk standar deviasi. Dilambangkan seperti angka 6 sehingga disebut sebagai six sigma. Dalam konsep tersebut dijelaskan konsep toleransi dan penyimpangan dalam sebuah pengukuran data. Sebagai contoh dalam satu kelas dengan 20 murid didapatkan nilai rata-rata nya adalah 6. Six Sigma mengatakan bahwa nilai rata-rata tersebut tidak mencerminkan data sebenarnya karena setelah dilihat deviasi atau penyimpangannya ternyata nilai mengumpul secara berkelompok di kisaran angka 4 – 5. Kiranya digambarkan dalam kurva lonceng maka akan menceng ke kiri, sehingga jika digambarkan dengan kurva normal akan ada nilai toleransi atau penyimpangan yang dilukiskan dengan standard deviasi.

Tidak selamanya service atau produk yg dihasilkan sesuai standard, melainkan ada sedikit cacat yang dapat ditoleransi sejauh tidak melenceng terlalu besar. Tak ada gading yang tak retak kalau peribahasa lama berbicara. Akan tetapi setiap penyimpangan tersebut harus dicontrol dan di record sebagaimana yang termaksud dalam klausul 8.3 – control of nonconforming product dan 4.2.4 – control of record.

Posted with WordPress for BlackBerry.

Bab ini menegaskan kembali penggunaan WSS 3.0 dalam mengakomodir pendokumentasian ISO 9001:2008 dimana semua resources dan dokumen dapat diakses lewat satu pintu yaitu browser.

Permintaan dan pencarian dokumen dilakukan secara virtual via browser dimana web admin bertanggung jawab menjaga integritas dan validitas data. Hal ini sesuai benar dengan konsep modern yaitu cloud computing. Di dalam konsep ini tidak ada resources yang terbengkalai, melainkan terpusat dan terkontrol dalam dedicated server.

Tentu saja dalam sistem tersebut, akses permission disetup sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan, approval diset sesuai dengan flow yg ada, tampilan dibuat semudah mungkin bagi user.

Cloud computing merupakan konsep yang sangat pas untuk implementasi ISO 9001:2008 menggunakan WSS 3.0.

Posted with WordPress for BlackBerry.

Dalam Bab 2 sempat disinggung mengenai kesempurnaan Windows SharePoint Service 3.0 dalam mengakomodir klausul 4.2.3 ( control of documents ) dan 4.2.4 ( control of records ) ISO 9001:2008. Bab ini akan menjelaskan alasan kesempurnaan tersebut, akan tetapi terlebih dahulu perlu ada gambaran mengenai WSS 3.0 tersebut, beberapa malah menamakannya sebagai MOSS 2007, padahal secara konsep keduanya berbeda. Silahkan mengunjungi blog berikut http://mugi.or.id/blogs/sony/archive/2009/11/07/windows-sharepoint-technology.aspx untuk penjelasan lebih detail.

Pada prinsipnya WSS 3.0 menggunakan dua macam kontent yaitu:

• document library
• lists

Document library sama dengan folder dalam komputer, dimana folder / file dapat dimasukkan ke dalamnya. setiap file atau folder yang diupload / dibuat membutuhkan content approval dari administrator, sehingga hal ini benar sempurna untuk document kontrol ( klausul 4.2.3 ) dan persyaratannya.

Lists sama dengan record, dimana setiap input yang dimasukkan  membutuhkan content approval dari administrator, hal ini benar sempurna untuk record control ( klausul 4.2.4 ) dan persyaratannya.  record adalah tipe dokument yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2008, contohnya adalah: record traning, record assesment, record customer feedback.

Seperti halnya penulisan prosedur standar ISO 9001:2008 ( Tujuan – Ruang Lingkup – Prosedur – Referensi ) , pembahasan selanjutnya adalah mengenai Ruang Lingkup. Ruang lingkup dari penulisan panduan ini adalah sebagai berikut:

• Kontrol Document ( klausul 4.2.3 )
• Kontrol Record ( klausul 4.2.4 )

Sistem online yang digunakan untuk memfasilitasi dua klausul tersebut adalah Windows SharePoint Services 3.0 ( WSS 3.0 ) dengan pertimbangan sistem tersebut dapat mengakomodir kebutuhan dua klausul diatas dengan sempurna. Pada bab selanjutnya akan dijelaskan dengan lebih rinci alasan kesempurnaan tersebut.

Tidak banyak buku lokal yang membahas mengenai Implementasi ISO 9001:2008, Perusahaan atau sekolah yang hendak mengimplementasikan Standard ISO tersebut harus menyewa konsultan untuk membimbing dan membuat sistem yang sesuai dengan standar tersebut yang pada akhirnya berujung pada Final Audit untuk sertifikasi. Alhasil, perencanaan biaya untuk kebutuhan ini perlu dipikirkan dengan matang sebelum memulai, katakanlah kita sebut sebagai investasi jangka panjang, maka perlu dianalisa kembali keadaan dan kebutuhan sebelum dan sesudah implementasi tersebut apakah membawa kebaikan positif bagi perusahaan atau sekolah tersebut.

Terlepas dari permasalahan diatas, maka kita perlu sepakat bahwa implementasi tersebut akan membawa kebaikan bagi perusahaan atau sekolah karena sistem yang teratur dan terkontrol akan memudahkan pihak manajemen untuk mengelolanya dengan efektfif dan efisien.  Oleh karena itu untuk menjawab pertanyaan tersebut, maka penulis menyusun tulisan ini dengan harapan akan menjadi panduan cepat dan mudah bagi perusahaan atau sekolah yang hendak menerapkan sistem ISO 9001:2008 tersebut.

ISO 9001:2008 dibagi dalam 8 klausa utama, untuk melihatnya silahkan klik link berikut ISO 9001-2008 QMS-Persyaratan. Di dalamnya dapat ditemukan penjelasan dari 8 klausa yang ada berikut sub standar di dalamnya. Silahkan diprint, dibaca dan dipahami terlebih dahulu untuk memberikan gambaran umum mengenai sistem ISO 9001:2008 yang ada.