Safety Insight with Fendy Novento

Ketika sebuah organisasi / sekolah hendak menerapkan ISO 9001:2008 maka dokumen penting yang harus dibuat adalah quality manual ( clause 4.2.2 ) dimana di dalamnya harus berisi 3 hal sbb:
1) ruang lingkup / batasan / scope yang akan diterapkan beserta keterangan exception jika memang ada subclause dari clausa 7 yang dikecualikan. Ketika sebuah organisasi certified ISO 9001:2008 yang perlu kita lihat pertama kali adalah dalam konteks atau scope apa? Sebagai contoh ada sekolah yg certified ISO tapi hanya mengambil scope di administrasi pembelajarannya saja.

2) Daftar / tabel prosedur-prosedur yang digunakan. Dalam clause di ISO 9001:2008 terdapat pernyataan enam prosedur tertulis, yaitu:
– control of documents ( 4.2.3 )
– control of records ( 4.2.4 )
– internal audit ( 8.2.2 )
– control of non conforming ( 8.3 )
– corrective action ( 8.5.2 )
– preventive action ( 8.5.3 ).
Ada interpretasi bahwa 6 prosedur diatas adalah wajib dan minimal dipenuhi oleh organisasi, akan tetapi ada juga interpretasi yg mengatakan itu adalah 6 proses wajib. Terlepas dari kontradiksi tersebut pemenuhan angka 6 lebih atau kurang harus kita sesuaikan dengan proses yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

3) gambar / deskripsi proses-proses yg berjalan dan keterkaitannya satu dengan yang lain. Gambar atau flow chart dari proses yang ada dan keterkaitannya satu dengan yg lain disajikan dalam bentuk diagram atau tabel dimana dalam setiap proses bisnis tersebut dicantumkan prosedur dan klausa terkait dengannya.

Jika anda membutuhkan bantuan untuk penyusunan quality manual atau sample quality manual, silahkan menghubungi saya karena quality manual setiap organisasi berbeda tergantung dari size dan juga kompleksitas proses yang ada.

Observation check list is one of the tools that we can use to validate process for production or service provision ( ISO 9001:2008 clause 7.5.2 ), herewith are samples that we can use for observing and validating instructor / trainer / assessor during / after the process:

LEMBAR OBSERVASI PENILAIAN
LEMBAR OBSERVASI PELATIHAN TEORI
LEMBAR OBSERVASI PELATIHAN PRAKTEK
LEMBAR OBSERVASI PELATIHAN – PESERTA

There are interesting terms in iso 9001:2008, they are:
– effective -> the right things
– efficient -> the things right

– validation -> the right product?
– verification -> the product right ?

– leader -> the right things ?
– manager -> the things right ?

– continuous -> increase without pause, straight linear line
– continual -> increase with pause, stair step by step line

– correction -> corrected without looking the root cause problem
– corrective -> corrected with looking the root cause problem

– ISO 9001-> talked about effectiveness
– ISO 9004 -> talked about efficiency

There are two references that you can use for ISO certification if you’re an educational organization, i.e school or university where educational services is your product and learners is your customer.
ISO 9001:2008 – see my previous post ISO 9000 Families for download
IWA2-2007 – Guidelines for Educational Organization

Banyak referensi menghubungkan secara erat antara six sigma dan ISO baik langsung maupun tidak langsung. Bab ini akan membahas secara dasar keterkaitan tersebut.

Dalam konsep matematis, six sigma ini adalah simbol matematis untuk standar deviasi. Dilambangkan seperti angka 6 sehingga disebut sebagai six sigma. Dalam konsep tersebut dijelaskan konsep toleransi dan penyimpangan dalam sebuah pengukuran data. Sebagai contoh dalam satu kelas dengan 20 murid didapatkan nilai rata-rata nya adalah 6. Six Sigma mengatakan bahwa nilai rata-rata tersebut tidak mencerminkan data sebenarnya karena setelah dilihat deviasi atau penyimpangannya ternyata nilai mengumpul secara berkelompok di kisaran angka 4 – 5. Kiranya digambarkan dalam kurva lonceng maka akan menceng ke kiri, sehingga jika digambarkan dengan kurva normal akan ada nilai toleransi atau penyimpangan yang dilukiskan dengan standard deviasi.

Tidak selamanya service atau produk yg dihasilkan sesuai standard, melainkan ada sedikit cacat yang dapat ditoleransi sejauh tidak melenceng terlalu besar. Tak ada gading yang tak retak kalau peribahasa lama berbicara. Akan tetapi setiap penyimpangan tersebut harus dicontrol dan di record sebagaimana yang termaksud dalam klausul 8.3 – control of nonconforming product dan 4.2.4 – control of record.

Posted with WordPress for BlackBerry.